Crowdsourced Innovation Anwendungsfelder (2): Internes Ideenmanagement

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Das Interne Ideenmanagement hat das Potenzial die Mitarbeiter einer Firma nachhaltig miteinander zu vernetzen, sie an der Entwicklung des Unternehmens direkt teilhaben zu lassen und dessen Wettbewerbsfähigkeit entscheidend zu steigern. Häufig scheitern solche Systeme jedoch an angemessenen Feedbacksystemen und enden in einem hoffnungslosen Ideenstau.

Im zweiten Teil unserer Reihe über Crowdsourced Innovation Anwendungsfelder, geben wir Ihnen einen Überblick darüber, wie Crowdsourced Innovation Technologien das Interne Ideenmanagement optimieren und damit gezielt zur Steigerung Ihres Innovationspotenzials beitragen können.

Das Interne Ideenmanagement

Der Begriff des internen oder betrieblichen Ideenmanagements wird im Allgemeinen zur Beschreibung von Maßnahmen und Prozessen herangezogen, die durch das gezielte Einbeziehen der eigenen Mitarbeiter die betriebliche Arbeits- und Produktqualität verbessern. Letztendlich wird so das Arbeitsumfeld und die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens optimiert.

“Ideenmanagement ist die systematische Förderung von Ideen und Initiative der Mitarbeiter – bezogen auf Einzelleistungen und/oder Teamleistungen – zum Wohle des Unternehmens und der Mitarbeiter.”

Deutsches Institut für Betriebswirtschaft GmbH

In der Praxis wird unter dem Ideenmanagement meist eine Kombination des  Betrieblichen Vorschlagswesens (BVW) mit dem Kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) verstanden (kurze Definitionen dieser Begriffe finden Sie in unserem innosabi Lexikon).

Beides, BVW und KVP sind partizipative Optimierungssysteme, die das Ziel verfolgen, die intern zur Verfügung stehenden Potentiale zur Verbesserung der Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens zu nutzen. Das Ideenmanagement im Ganzen mobilisiert die unternehmensweit gestreuten Ressourcen – in Form von Wissen und Kreativität der eigenen Mitarbeiter – und bündelt diese für die stetige Steigerung von Leistung und Wertschöpfung.

Mit der Generierung, Sammlung und Auswahl geeigneter Ideen für Verbesserungen und Optimierungen stellt das Ideenmanagement eine wichtige Ergänzung zum Innovationsmanagement dar, welches sich typischerweise mit Neuerungen auf einem weiteren Zeithorizont befasst.

Aktuelle Probleme im betrieblichen Ideenmanagement

Etablierte Ideenmanagement Systeme haben häufig mit den immer gleichen Problemen zu kämpfen. Niedrigen Teilnehmerzahlen, mangelnder Beitragsqualität oder Ideenstau bei den Gutachterinstanzen werden von den Verantwortlichen beklagt. Näher betrachtet stecken dahinter oft tieferliegende Ursachen, wie mangelnde interne Kommunikation, eine zu starre Prozessorientierung, oder ineffektive Anreizsysteme. Wie jeder betriebliche Prozess will auch das Ideenmanagement umsichtig geplant und durchdacht sein.

Mangelnde interne Kommunikation

Von nichts kommt nichts. Wenn Ihre Mitarbeiter das Ideenmanagement Tool nicht kennen, können sie es nicht nutzen. Und wenn sie nicht genug darüber wissen, oder nicht verstehen wie es funktioniert, werden sie es nicht benutzen, auch wenn sie davon gehört haben. Es gilt also intern Aufklärungsarbeit zu leisten und für das Tool sowie dessen Bedeutung zu werben.

Starre Prozessorientierung

Kosteneinsparungen und Effizienzsteigerungen sind konkrete und nachvollziehbare Ziele des Ideenmanagements. Die Bewertung von Ideen hinsichtlich dieser Ziele erfolgt in der Regel durch ein Gutachtermodell, bei dem Vorschläge durch einen fest definierten, mehrstufigen Prozess hin zu einer eventuellen Umsetzung geführt werden. Das festhalten an einen solch starren Prozess mit quantitativen Kriterien führt allerdings zwangsläufig zu Engpässen an den Bewertungspunkten. Es kommt zum Ideenstau. Gutachter sind von der Flut der Ideen und Vorschläge überfordert und Einreichende müssen lange auf Feedback bezüglich ihrer eingereichten Ideen warten, was wiederum eine stark demotivierende Wirkung hat. Darüber hinaus schränkt der starre Prozess das Entstehen von innovativen, weitsichtigeren Ideen ein, da diese in vielen Fällen noch nicht hinsichtlich Einsparung oder Effizienz quantifiziert werden können.

Ineffektive Anreizsysteme

Aus der Herangehensweise des klassischen Ideenmanagements werden größtenteils Ideen umgesetzt, die zu quantifizierbaren Einsparungen oder Erfolgen führen. Diese wiederum fallen unter das Arbeitnehmererfindungsgesetz (ArbnErfG), welches dem Ideengeber eine entsprechende Vergütung zusichert. Die Annahme, dass diese monetäre Incentivierung als alleiniges Mittel zur Motivation der Mitarbeiter für die Teilnahme an Ideenmanagement Initiativen ausreicht, ist allerdings eine entscheidende Fehleinschätzung vieler Unternehmen. Aktives Mitwirken an der Unternehmensentwicklung, Identifikation mit dem Betrieb oder Karriereziele werden hingegen oftmals vernachlässigt. Um Ihre Mitarbeiter über deren vertraglich vereinbarten Tätigkeiten hinaus zu motivieren, brauchen Sie neben einem reibungslosen Feedback- auch ein funktionierendes Anreizsystem, das sowohl monetäre als auch non-monetäre Motive berücksichtigt.

Moderne Ideenmangement Software kann diesen Probleme zumindest teilweise entgegenwirken. 

Crowdsourced Innovation im Ideenmanagement

Eine Crowdsourced  Innovation Plattform für das Interne Ideenmanagement ist einer Innovation Community in ihrem Aufbau zunächst sehr ähnlich. Nur, dass sie in der Regel ausschließlich interne Mitarbeiter miteinander vernetzt.

Im Gegensatz zu stark prozessorientierten Ideenmanagement Systemen ist Crowdsourced Innovation Software sehr flexibel einsetzbar.

Das Wissen und die Expertise Ihrer Mitarbeiter kann sowohl gezielt zur Such von Lösungen für bestimmter Probleme, als auch als Kanal für neuartige Ideen genutzt werden, die außerhalb der geläufigen Arbeits- und Entwicklungsabläufe entstehen. Der zentrale Unterschied zu klassischen Ideenmanagementsystemen ist dabei Kollaboration. Viele Situationen und Fragestellungen profitieren davon, den starren Prozess zu öffnen und einen freien Austausch von Ideen auf der Plattform zu fördern. Ideen fließen somit nicht nur von Ideengeber zu Gutachter, sondern werden Teil eines gemeinschaftlichen Prozesses. Mitarbeiter können kollaborativ an Ideen arbeiten und so Perspektiven aus den verschiedensten Unternehmensbereichen direkt in der Konzeption einbringen.

Das Problem des Ideenstaus kann durch die Kollaboration auf der Plattform behoben oder zumindest deutlich entschärft werden. Potentiale und Umsetzbarkeit von Ideen werden von Mitarbeitern der ganzen Firma, oder von ausgewählten Abteilungen diskutiert, bevor ein Gutachter die endgültige Evaluation vornimmt. Ideen, die Qualitätsstandards nicht erfüllen, kein Verbesserungspotenzial haben oder irrelevant sind, finden keine Beachtung innerhalb der Mitarbeiter Community und können so früh ausgesiebt werden.

Auch kann die Beleuchtung der Beiträge aus unterschiedlichen Perspektiven anfänglich unscheinbare Vorschläge zu wertvollen Lösungen weiterentwickeln. Der Druck, perfekte Lösungen zu formulieren entfällt und die Partizipationsrate steigt.

Beispiele für moderne Ideenmanagement Systeme

Ideenmangement kann, je nach Größe, Art und Kultur eines Unternehmens sehr unterschiedlich organisiert sein. Die folgenden Beispiele verdeutlichen die umfangreichen Einsatzmöglichkeiten moderner und flexibler Ideen- und Innovationsmanagement Software.

Kreative Jam Sessions bei IBM

Der IBM Innovation Jam ist wahrscheinlich eines der populärsten Beispiele, weil die Größenordnung mit der das IT und Beratungsunternehmen einfach atemberaubend ist. Seit der Einführung der Veranstaltung haben sich weltweit über 300.000 Mitarbeiter an Suche nach neuen Lösungen und Verbesserungen im Unternehmen beteiligt.

Mit Hilfe des Web 2.0 schafft es die Firma eine kreative Atmosphäre zu schaffen, in der die Teilnehmer sich – ähnlich einer Jam Session bei Musikern – ungezwungen über Probleme, Ideen und ungenutzte Chancen austauschen und bei der Entwicklung von Lösungsansätzen miteinander kollaborieren können. IBM zeigt damit deutlich, dass internes Ideenmanagement heutzutage ganz anders, offener und flexibler gedacht werden kann als ursprünglich üblich.

Best Practice Sharing bei der iAGB

Ein konkreterer Einsatz von Ideenmanagement Software kann man bei der iAGB beobachten. Das Unternehmen, das individualisierte Testdienstleistungen in den Bereichen Automotive, Luft- und Raumfahrttechnik anbietet, baut auf das Fachwissen und die Branchenexpertise seiner einzelnen hochspezialisierten Abteilungen.

Maßgeschneiderte Lösungen für die neusten Produkte der Kunden erfordern beste Kommunikation, Wissenstransfer und Kollaboration unter den Mitarbeitern, um stetig Innovations- und Optimierungspotentiale zu identifizieren. Die Ideenmanagement Plattform dient bei der iAGB deshalb als zentrales Tool für abteilungsinternes Best Practice Sharing und als dynamisch lebendige Wissensdatenbank, die konstanten Austausch zwischen Kollegen unabhängig von deren Standort ermöglicht.

Erfolgsfaktoren des Internen Ideenmanagements

Damit die Einführung Ihres Ideenmanagements gelingt und das System auf Dauer erfolgreich ist, gilt es einige entscheidende Faktoren zu beachten.

Unternehmens- und Führungskultur

Ein kritischer Faktor für den Erfolg Ihres Ideenmanagement Systems ist die Unternehmens- und Führungskultur im Unternehmen. Ohne echte Offenheit gegenüber Veränderung und neuen Ideen nützen Ihnen die kreativsten Mitarbeiter und die beste Software wenig.

Die uneingeschränkte Unterstützung der verantwortlichen Führungskräfte schafft einen geschützten Bereich, in dem Ihre Mitarbeiter vertrauensvoll und offen miteinander kommunizieren, kollaborieren und voneinander lernen können. Das bedeutet auch, dass keiner unter Druck gesetzt, kritisiert oder angegriffen werden darf. Dieser Vertrauensvorschuss der Führungsebene wird nicht nur Ihrem Ideen- und Innovationsmanagement nutzen, sondern ganz Allgemein zu einer positiven und lebendigen Unternehmenskultur beitragen.

Motivation und Anreizsysteme

Wenn Sie für das Ideenmanagement verantwortlich sind, sollten Sie sich keine unrealistischen Vorstellungen über die Selbstlosigkeit Ihrer eigenen Mitarbeiter machen. Zwar ist die Möglichkeit sich aktiv in die Gestaltung des Unternehmens einbringen zu können ein starkes Bindemittel zwischen Mitarbeiter und Firma, ein unmittelbarer Nutzen ergibt sich daraus für einzelne Mitarbeiter aber nicht. Angemessene Anreizsysteme sind deshalb unerlässlich.

Materielle Prämien sind ein übliches und willkommenes Mittel der Incentivierung. Für ein ausgewogenes Belohnungssystem sollten Sie aber auch die Wirkung öffentlicher Anerkennung und Wertschätzung der erbrachten Leistung nicht unterschätzen. Eine Kombination materieller und immaterieller Incentives sorgt in einem transparenten und fairen System für nachhaltige Partizipation. Im Idealfall entsteht so ein Pull-Effekt, der Mitarbeiter zur Teilnahme bewegt, weil es ihnen Spaß macht, sie einen Sinn in ihrem Beitrag sehen und ehrliche Anerkennung für ihr Engagement erhalten.

Planung und Kommunikation

Wie jede Art der Veränderung wird auch ein Ideenmanagement System und dessen Auswirkungen Widerstände innerhalb Ihres Unternehmens hervorrufen. Erfahrene Innovationsmanager kennen diese Hürden. Setzen Sie sich deshalb schon früh mit möglichen formellen und informellen Erfolgshemmnissen auseinander und planen Sie, wie sie diese überkommen können. Und kalkulieren Sie ausreichend finanzielle und personelle Ressourcen ein.

Eine kontinuierliche interne Kommunikation macht das System unternehmensweit bekannt und hält Ihre Mitarbeiter über die Fortschritte und Auswirkungen einzelner Projekte auf dem Laufenden. Um neue Teilnehmer zu gewinnen oder bestehende für neue Projekte zu reaktivieren bieten sich Informationskampagnen in Ihrer Mitarbeiterzeitschrift, per Rundschreiben oder über das Intranet an.

Manuals und Schulungen für Mitarbeiter und Führungskräfte geben gerade zur Einführung eines neuen Ideenmanagements die nötige Orientierung und Transparenz.

Am Anfang steht die Idee

Selbst wenn innerhalb des Unternehmens eine Trennung zwischen Ideen- und Innovationsmanagement erhalten bleiben soll, so sollte sich diese nicht in vollständig voneinander getrennten Systemen widerspiegeln. Für den Ideengeber ist es nicht relevant, zu welcher Kategorie der Vorschlag gehört. Lediglich die Bewertung und Umsetzung der Idee spielt eine Rolle. Welche Kanäle ein Vorschlag bis dahin durchläuft ist unwichtig. Daher macht es Sinn, über eine einheitliche Plattform für internes Ideenmanagement und Innovationsmanagement (vielleicht sogar mit externer Kollaboration) nachzudenken, die im Backend aber weiterhin über getrennte Prozesse verfügt. Für die Ideengeber gibt es so eine zentrale Stelle um Ideen einzureichen, was Teilnahmehürden und Frustration erheblich reduziert.

Klare Rahmenbedingungen

Gerade wenn es um die Umsetzung von profitablen Ideen von Mitarbeitern geht, spielen rechtliche Rahmenbedingungen eine wichtige Rolle. Ein klares System in Mitten von Patentrecht, Betriebsvereinbarung und gerechter Erfindervergütung zu definieren ist oftmals schwierig aber für ein langfristiges, erfolgreiches Ideenmanagementsystem unerlässlich. Insbesondere wenn Ideen nicht mehr von einer einzelnen Person erarbeitet werden, sondern aus Kollaboration entstehen. Die Software kann dabei unterstützen, den Beitrag einzelner Personen zu einem umfassenderen Konzept zu bestimmen, dennoch ist die Erfassung solcher Faktoren stets unternehmensabhängig. Daher sollten Betriebsrat und Personalvertreter frühzeitig bei der Ausgestaltung der Strukturen mit einbezogen werden.

Die Vorteile betrieblicher Ideenmanagement Systeme

Eine moderne, kollaborative Ideenmanagement Software bringt zahlreiche Vorteile für Ihr Unternehmen mit sich.

Neue Perspektiven durch vorhandene Ressourcen

In erster Linie werden im Ideenmanagement bereits vorhandene Ressourcen – Ihre eigenen Mitarbeiter – genutzt, um zusätzlichen Wert für das Unternehmen zu schöpfen. Leerläufe im Tagesgeschäft können durch die Partizipation in Ideenmanagement Systemen gefüllt werden. Ob das im Rahmen eines konkreten Projekts geschieht oder Sie Ihren Mitarbeitern die Freiheit geben ganz neue Ideen einzureichen bleibt ihnen überlassen. Ebenso die Entscheidung wer Zugriff auf welche Projekte hat.

Ideen können abteilungsintern oder auch konzernweit verbreitet, diskutiert und bewertet werden. Letzteres ermöglicht es eine erstaunliche Bandbreite verschiedener Perspektiven in die Ideenentwicklung einfließen zu lassen. Denn kollaborative Plattformtechnologien erlauben die gemeinsame Bewertung und Weiterentwicklung einzelner Ideen und Vorschläge, bevor sie final Begutachtet werden. Die Einreicher erhalten schnelles Feedback und die Gutachter können sich anhand der Vorabbewertungen ein besseres Bild von der Qualität der Einreichungen machen. Das Problem des Ideenstaus wird damit gelöst.

Stärkung der Mitarbeiterbindung und –motivation

Gute Fachkräfte sind häufig Mangelware. Und ein Arbeitgeberwechsel alle 2-3 Jahre ist bei der jungen Arbeitnehmergeneration durchaus nichts Ungewöhnliches mehr. Ein Unternehmen muss guten Mitarbeitern heutzutage deshalb mehr bieten als nur einen sicheren Arbeitsplatz. Ein kollaboratives Ideenmanagement kann Teil dieses „mehr“ sein.

Die Beteiligung an Projekten über den eigenen, spezifischen Arbeitsbereich hinaus, gibt Ihren Mitarbeitern das Gefühl ernst genommen zu werden und aktiv an der Entwicklung Ihres Unternehmens teilzuhaben. Arbeitnehmer können sich stolz als Teil des Ganzen betrachten, was die Bindung an Ihre Firma stärkt.

Netzwerke, die abteilungsübergreifend zwischen den Mitarbeitern entstehen fördern den Zusammenhalt und ermöglichen wertvollen Wissenstransfer, auch außerhalb des Ideenmanagements. Die angemessene Anerkennung und Wertschätzung ihrer Beiträge im Ideenmanagement System kann Ihre Mitarbeiter nachhaltig dazu motivieren sich an weiteren Projekten zu beteiligen, und auch ihr Tagesgeschäft mit neuen Augen zu betrachten.

Kommunikation und Unternehmenskultur

Voraussetzung und Ergebnis eines erfolgreichen Ideenmanagements ist die Unternehmenskultur. Ein gewisses Maß an Offenheit muss gegeben sein, damit moderne Ideen- und Innovationsmanagement Systeme überhaupt funktionieren können. Darüber hinaus fördern solche kollaborativen Plattformen die stetige und flexible Weiterentwicklung Ihres Unternehmens.

Die digitale Vernetzung unter Mitarbeitern und Führungskräften verstärkt und verbessert deren Kommunikation und Wissensaustausch. In einem lernenden Unternehmen wie diesem bleiben alle up to date und informiert. Die Transparenz eines solchen internen Netzwerks fördert wiederum die Motivation Ihrer Mitarbeiter.

Betrieblicher Gesamtnutzen

Ein modernes Ideenmanagement System ermöglichen eine Steigerung der Wertschöpfung durch die Integration Ihrer Mitarbeiter in unternehmensweite Entwicklungsprojekte und eine erhöhte Anpassungs- und Wettbewerbsfähigkeit.

Die Beteiligung Ihrer Mitarbeiter an Aufgaben und Fragen über deren spezifischen Arbeitsbereich hinaus, in einem unternehmensweiten, digitalen Netzwerk, macht Ihr Unternehmen zu einer Organisation mit erhöhter Innovationskraft.

Fazit & Ausblick

Das Ideen- und Innovationsmanagement befindet sich im Wandel. Die Digitalisierung und Vernetzung unserer Gesellschaft beginnt sich auch in Unternehmen widerzuspiegeln. Alte, etablierte Strukturen können mit der erhöhten Geschwindigkeit neuer, digitaler Möglichkeiten nicht mithalten. Der Trend geht hin zu flexiblen, vernetzten Systemen, die Kollaboration unter den Mitarbeitern fördern und auch die Möglichkeit für eine punktuelle Öffnung für externe Wissensquellen bieten.

Produzierende Industriebetriebe, die häufig schon länger mit klassischen Formen des Ideenmanagements arbeiten, stehen vor der Herausforderung ihr System an die Digitalisierung und die Beschleunigung der Innovationszyklen anzupassen. Hierbei sollte nicht nur an die Abbildung der bestehenden Prozesse in einer neuen, digitalen Infrastruktur gedacht werden, sondern zugleich auch neue Wege beschritten werden.

Bei Dienstleistern und anderen Nicht-Industrieunternehmen ist ein systematisches Ideenmangement bisher eher selten. Hier besteht großes Potential die eigenen Mitarbeiter im Rahmen des Ideen- und Innovationsmanagements und mit Hilfe kollaborativer Softwarelösungen in unternehmensweite Verbesserungs- und Entwicklungprozesse zu integrieren. Dies gilt ebenso für öffentliche Verwaltungen und das Gesundheitswesen.

„Most great ideas for enhancing corporate growth and profits aren’t discovered in the lab late at night, or in the isolation of the executive suite. They come from the people who daily fight the company’s battles, who serve the customers, explore new markets and fend off the competition. In other words, the employees.“

JC Spender and Bruce Strong – The Wallstreet Journal

Wir sind selbst gespannt, welche weiteren Möglichkeiten sich zukünftig durch digitale Technologien im internen Ideenmanagement eröffnen werden. Doch schon heute können wir mit der passenden Plattform dabei helfen, eine fortschrittliche Infrastruktur für interne Ideen aufbauen, um den Grundstein für den zukünftigen Erfolg zu legen. Der Flughafen München befindet sich derzeit in genau dieser Phase und implementiert mit einer zentralen Plattform neue Prozesse sowie einen generellen Kulturwandel. Auf der Jahrestagung des Forum Ideenmanagement des Deutschen Instituts für Betriebswirtschaft am 25.-27. April in Leipzig stellen wir gemeinsam mit Jan-Moritz Müller (Innovationsmanager Flughafen München) das Vorhaben im Detail vor.

Wie wird in Ihrem Unternehmen mit Mitarbeitervorschlägen umgegangen? Wer darf sich auf welche Art und Weise einbringen? Haben Sie ein internes Ideenmanagement System? Wie ist Ihr Ideenmanagement aufgebaut und organisiert?


Teil 1 der Reihe zum Thema „Crowdsourced Innovation Anwendungsfelder“ über „Innovation Communities“ finden Sie hier. Zwei weitere Artikel über „Technology Scouting“ und „Digitale Geschäftsmodelle“ folgen in den nächsten Wochen hier im innosabi Blog.


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