Best Practice – Die Ideenwerkstatt der Bundesagentur für Arbeit

innosabi best practice

Seit November 2015 verwendet die Bundesagentur für Arbeit eine innosabi Crowdsourced Innovation Plattform namens Ideenwerkstatt. Sie wird genutzt, um gemeinsam mit Kunden, Zielgruppen der Bundesagentur für Arbeit sowie allen anderen Interessierten Ideen für neue Kommunikationsformate, Services und Leistungen zu sammeln. Ziel ist, mit Hilfe der Beiträge auf der Plattform die Dienstleistungen und Angebote der Bundesagentur für Arbeit nachhaltig zu verbessern und optimal an den Bedürfnissen der Zielgruppen auszurichten.

Zeit für uns, mal nachzufragen, was für Erfahrungen mit der Plattform bisher gemacht wurden und welcher Mehrwert sich eingestellt hat. innosabi CEO Catharina van Delden hat sich deshalb ausführlich mit Christina März von der Bundesagentur für Arbeit unterhalten.

Startseite der Ideenwerkstatt: https://ideenwerkstatt.arbeitsagentur.de/

Wie beschreiben Sie Ihre Plattform intern?

Wenn jemand nachfragt, was das ist oder für was Open Innovation steht – dann sage ich, dass wir interaktive Wertschöpfung betreiben, indem wir auf der Open Innovation Plattform externen Akteuren – also unseren Mitarbeitern oder Kunden – die Möglichkeit bieten, an definierten Aufgabenstellungen mitzuarbeiten.

Was ist für Sie das Ziel dieser neuen Art der Kollaboration?

Wir zielen bewusst auf einen engen Austausch und haben im Fokus, dass wir Kunden und Mitarbeiter regelmäßig mit einbeziehen wollen; gerade jetzt in die neuen Innovationen, um ihre Bedürfnisse stärker widerspiegeln zu können.

Welche Kampagne war für Sie die bisher erfolgreichste?

Die offene Entwicklung unserer Azubi App hat gut gezeigt, welche Möglichkeiten die Plattform für uns in Zukunft bieten kann. Vor allem sieht man auch schon, welche Ergebnisse aus der Kampagne umsetzbar waren, weil die App tatsächlich entwickelt und ausgerollt wurde. In Zusammenarbeit mit den verschiedenen Fachbereichen und der Community geht so ein Prozess relativ schnell und mit deutlich weniger Absprachen. Die Nutzer haben teilweise seitenlang ihre Ideen ausformuliert. Es ist immer schön, wenn es dann konkret wird. Man mag ihnen ja auch was zurück geben. Wenn man sagt, die Ergebnisse können umgesetzt werden, signalisiert man dem Teilnehmer auch Dank und Wertschätzung.

Die Azubi App wurde zusammen mit der Community entwickelt und getestet. Link zum Apple Store: https://itunes.apple.com/de/app/azubiwelt/id1148932860

Haben Sie mit der Plattform an Entscheidungssicherheit gewonnen? Können durch das wiederholte Aufkommen von Ideen – erst in den Teams, dann auf der Plattform – diese auch bestätigt werden?

Die Beteiligung der Mitarbeiter und der Kunden war sehr hoch, es sind sehr viele gute Ideen gekommen. Nach der offenen Ideengenerierung lassen wir die Ergebnisse von den jeweiligen Teilnehmern dann auch nochmal bewerten und priorisieren. Diese Rückkoppelung regt uns auch selbst zum Nachdenken an. Das Projektteam hat in der Regel vorab auch schon Ideen gesammelt, die dann durch die eingereichten Vorschläge bestätigt oder angepasst werden können. Das ist für uns ein großer Mehrwert. Nach Abschluss einer Kampagne werden die Ergebnisse an die Teams gegeben, die sie dann zur Umsetzung treiben können. Die gesamte Entscheidung und Priorisierung wird so deutlich vereinfacht. Gerade wenn Ideen von der Community viel kommentiert und ausgefeilt wurden.

Gibt Ihnen das eine höhere Geschwindigkeit bei der Umsetzung? Wie hätten Sie es vorher priorisiert?

Kunden wurden vorher leider relativ wenig in unseren Weiterentwicklungsprozess mit einbezogen, daher ist es schwierig Vergleiche zu ziehen. Bei Mitarbeitern und Arbeitgebern gab es Kollaboration schon häufiger, zum Beispiel mit Workshops. Die Resonanz war jedoch häufig gering, zudem ist die Organisation aufwändig. Man muss die Räumlichkeiten zur Verfügung stellen und zieht die Leute aus dem Tagesgeschäft. Oder sie haben vielleicht sogar eine lange Anreise. Mit Open Innovation über die Ideenwerkstatt können wir recht unproblematisch alle mit ins Boot holen, wenn man die Leute richtig erreicht. Insgesamt ist einfach sehr viel mehr Bewegung drin als zuvor. Klar muss man sagen, dass auch eine Kampagne Aufwand mit sich bringt. Aber wenn man das mit dem Aufwand und den Ergebnissen von den vorherigen Methoden wie zum Beispiel Workshops oder Telefonbefragungen vergleicht, dann ist das gar kein Vergleich.

Sie sind effizienter als mit den alten Methoden wie mit Workshops. Aber Sie gehen auch Themen an, die Sie vorher gar nicht angehen konnten?

Genau, das stimmt. Besonders die gemeinsame Entwicklung mit den Kunden. Das war vorher schwieriger oder gar nicht möglich. Die Gefahr ist dann immer, dass man die Bedürfnisse auf Kunden- oder Arbeitgeberseite nicht kennt. Und dann vielleicht nur in die eine Richtung läuft aber hat wichtige Details gar nicht mit beachtet. Mit der direkten Kollaboration in der Ideenwerkstatt vermeiden wir solche Fehlentwicklungen. Wir haben natürlich auch gemerkt, dass wir aktiv Werbemaßnahmen fahren müssen, damit wir alle mit ins Boot holen. Bei unseren letzten Kampagnen hat das wunderbar geklappt. Da hatten wir immer super Beteiligung, gute Ideen und auch viel Diskussion.