Digitales und smartes
Ideenmanagement

EVERYTHING YOU NEED TO KNOW

Zeit für einen neuen, digitalen Ansatz

Es geht nicht immer darum, das Rad neu zu erfinden. Ein großes Potenzial für Unternehmen liegt darin, bestehende Produkte und Prozesse zu verbessern oder vorhandene Kompetenzen in neue Bereiche zu übertragen. Dabei wissen die Mitarbeiter oft am besten, wo sich Dinge noch optimieren lassen oder an welchen Punkten die Schwachstellen von Produkten zu finden sind. Um diese Vorschläge der Belegschaft strukturiert evaluieren und umsetzen zu können, ist das klassische Ideenmanagement seit etlichen Jahren elementarer Bestandteil vieler Unternehmen. Doch wie lässt sich das Schema nun ins 21. Jahrhundert übertragen und für die Anforderungen der Digitalisierung fit machen?

Grundsätzlich erwarten die Mitarbeiter heutzutage mehr Kollaborationsmöglichkeiten und mehr Transparenz entlang des gesamten Prozesses. Die Unternehmen hingegen stehen zunehmend unter Innovationsdruck und haben vor allem großes Interesse, die Realisierung von erfolgsversprechenden Ideen zu beschleunigen. Wir zeigen Ihnen auf dieser Seite wie sie den Wandel erfolgreich meistern und mit welchen Tools Sie ihr Ideenmanagement nicht nur digital abbilden, sondern es auch zur zentralen Anlaufstelle für Mitarbeiterideen aller Art machen – von einfachen Verbesserungsvorschlägen bis hin zu Ideen für völlig neue Geschäftsbereiche.

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Executive Summary: Das Wichtigste auf einen Blick

  • Stetige Weiterentwicklung ist ein zentraler Aspekt für alle Unternehmen am Markt. Durch Verbesserung der eigenen Produkte und Services sowie das Antizipieren von Neuerungen sichern Sie ihre Stellung und Existenz.
  • Das Wissen für eben jene Verbesserungen liegt bei den Mitarbeitern. Sie sind mit den Produkten wie auch den internen Prozessen vertraut.
  • Eine Digitalisierung des Ideenmanagements ermöglicht eine größere Transparenz und höhere Geschwindigkeit im gesamten Prozess von Einreichung über Evaluation bis hin zu Prämierung.
  • Durch schnelle und transparente Prozesse verbessert sich die Wahrnehmung über das Ideenmanagement und die Motivation der Mitarbeiter zu einer Teilnahme steigt.
  • Die Kollaboration durch eine offene Diskussion zu eingereichten Vorschlägen steigert die Qualität der Ideen und führt zu noch effizienteren Verbesserungen.
  • Ein ganzheitlicher Ansatz im Ideen- und Innovationsmanagement resultiert in Mitarbeitervorschlägen, die sich nicht nur auf die Verbesserung bestehender Strukturen beziehen, sondern auch auf vollkommen Neues – seien es Produkte, Dienstleistungen oder Geschäftsmodelle.
  • Unabhängig von der angewandten Methode ist neben der Unternehmenskultur auch das richtige digitale Tool wichtig.

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Was bedeutet digitales Ideenmanagement

Der Kern des klassischen Ideenmanagements – bestehend aus Einreichen, Bewerten, Prämieren und Umsetzen – bleibt auch in digitalen Zeiten unangetastet. Die großen Veränderungen zeigen sich vielmehr in den neuen Möglichkeiten für die Mitarbeiter und Gutachter. An jedem Punkt im Prozess profitieren sie von softwaregestützten Funktionalitäten, die im Hintergrund ablaufen und die Abbildung deutlich komplexerer Strukturen oder Bewertungsmodelle unterstützen. Der Umzug auf eine digitale Plattform macht das Ideenmanagement zudem skalierbar. Das bedeutet, dass mehr Mitarbeiter und mehr Ideen bei gleichem Aufwand in der gleichen Zeit bearbeitet werden können. Der Evolutionsschritt ins Digitale zielt somit in erster Linie auf eine Steigerung an Quantität und Qualität der eingereichten Ideen.

Prozessdarstellung Ideenmanagement

Das neue Leitbild im Ideenmanagement orientiert sich dabei an der Vorgabe, die Art der Ideen nicht künstlich durch Vorgaben zu beschneiden, sondern jede Einreichung durch die Mitarbeiter zu fördern. Diese neue Freiheit ist der Ansatzpunkt für Initiativen, die nicht in die übliche Logik passen. Denkbar sind hier beispielsweise zeitlich begrenzte Kampagnen mit gezielten Fragestellungen für ein konkretes Problem. Das Ideenmanagement nähert sich in seiner Funktion damit immer mehr dem Innovationsmanagement an und setzt wie letzteres auf mehr Mitbestimmung durch die Mitarbeiter und Transparenz bei der Bewertung und Umsetzung von Ideen. Der Aussage, dass sich die Innovationskraft eines Unternehmens in seinen Mitarbeitern offenbart, wird somit endlich Rechnung getragen und findet durch entsprechende Tools praktische Anwendung im Ideenmanagement der Unternehmen.

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Kollaboration und Kampagnen im Ideenmanagement

Das Ideenmanagement muss längst kein geschlossenes System mehr sein, dessen Prozesse sich allein auf die Interaktion zwischen Ideengeber und Gutachter beschränken. Die Welt um uns herum wird immer vernetzter und digitale Kommunikationstechnologien machen die kollaborative Zusammenarbeit vieler Individuen an einem gemeinsamen Projekt zunehmend einfacher. Also warum diese Vorteile nicht im Ideenmanagement nutzen? So müssen eingereichte Ideen nicht mehr von Beginn an detailliert ausformuliert werden. Denn die Kollaboration innerhalb der Community auf der Plattform macht es möglich, die Vorschläge zu diskutieren und im Prozess weiterzuentwickeln, bevor sie von einem Gutachter bewertet werden. Wo es früher vordefinierte Kriterien für das Weiterkommen von Vorschlägen gab, fungiert heute die Community als eine Art Filter, um frühzeitig gute und schlechte Ideen voneinander zu trennen. Dadurch haben die guten Ideen mehr Zeit und Raum ihr Potenzial zu entfalten und profitieren darüber hinaus von der Expertise anderer Mitarbeiter, die nun in großer Zahl eingebunden werden können.

Diese Kollaboration innerhalb der Community ist vor allem dann besonders wirkungsvoll, wenn allen Beteiligten klar ist auf welches Ziel sie hinarbeiten. Das klassische Ideenmanagement operiert jedoch völlig ergebnisoffen und läuft ständig Gefahr zum undifferenzierten Kanal für Ideen zu werden, die sich nicht mit den Unternehmenszielen decken. Es macht also Sinn, nicht nur auf die Vorschläge der Mitarbeiter zu warten, sondern gezielt Kampagnen zu initiieren, die genau dort ansetzen, wo es akuten Bedarf an Problemlösung und Innovation gibt. Im Gegensatz zur herkömmlichen Methode behandeln Kampagnen nämlich eine spezifische Aufgabenstellung, die durch die Unternehmen vorgegeben wird. Sie sind zeitlich begrenzt und richten sich in vielen Fällen an eine bestimmte Zielgruppe. Das macht die Kampagnen zu einem leistungsfähigen Instrument, das alle Ressourcen und Kompetenzen im Ideenmanagement effizient bündelt, an einem Ziel ausrichtet und letztlich hochwertige Lösungen generiert.

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Quantität und Qualität der Ideen steigern

Ob das Ideenmanagement erfolgreich ist oder nicht, bemisst man hauptsächlich an der Anzahl der eingereichten Vorschläge und den finanziellen oder materiellen Gewinnen bereits umgesetzter Ideen. In der Regel weisen die meisten Initiativen eine positive Bilanz auf und verschaffen dem Ideenmanagement in den Unternehmen so seine Daseinsberechtigung. Dennoch gibt es einige Herausforderungen, die dem klassischen Ideenmanagement schnell zum Verhängnis werden können. Im Zentrum steht dabei immer die Motivation der Mitarbeiter. Setzt man als Unternehmen die falschen Anreize, verlieren die Mitarbeiter das Interesse sich einzubringen – besonders dann, wenn die Wertschätzung und die Prämien nicht den Erwartungen entsprechen. Andererseits führen überladene Bonussysteme dazu, dass mit der Zeit unter Umständen jede Selbstverständlichkeit als Idee ausgegeben wird. Das endet oft in einem Ideenstau, da die Gutachter nicht mehr mit der Bearbeitung und Bewertung der vielen, kleinen Ideen hinterherkommen. Dadurch kommt es zu langen Wartezeiten und Unklarheiten, was wiederum die Motivation mindert überhaupt einen Vorschlag einzureichen.

| Mitarbeiter durch gute Usability zu Einreichungen motivieren
| Qualität der Vorschläge durch Kollaboration verbessern
| Mit Kampagnen gezielte Lösungsvorschläge sammeln
| Durch Transparenz im Prozess überzeugen

Ein smartes und digitales Ideenmanagement zeichnet sich deshalb durch Prozesse und Funktionen aus, die diesen Entwicklungen entgegenwirken. Um die Qualität der Vorschläge zu steigern, wird vor allem der Austausch innerhalb und zwischen den Abteilungen angeregt. So können alle Mitarbeiter die Kollaborationsangebote auf der Plattform nutzen, um zu diskutieren, Wissen zu vernetzen oder Teams zu bilden, die dann gemeinsam eine Idee einreichen. Experten und Coaches für spezialisierte Fachbereiche können die Mitarbeiter dabei mit ihrer Expertise unterstützen oder durch Kampagnen sogar konkrete Anleitung geben, wie die Lösungsvorschläge aussehen sollen. Großen Einfluss hat auch die Software an sich. Intelligente Features ermöglichen beispielsweise einen automatisierten Abgleich mit bereits bestehenden Ideen in der Datenbank. Dadurch ist die Plattform kein reiner Einreichungskanal, sondern ermöglicht auch Mitarbeitern ohne eigene Ideen sich in existierende Projekte einzubringen oder sich einen Überblick über die aktuellen Innovationsinitiativen des Unternehmens zu verschaffen. Noch wichtiger ist jedoch die Benutzerfreundlichkeit. Umso geringer die Hürden der Teilnahme sind und umso transparenter der aktuelle Status der Ideen ist, desto mehr Gefallen werden die Mitarbeiter finden, selbst Verantwortung für ihre Ideen zu übernehmen und sie zur Umsetzung zu treiben.

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Ideenmanagement? Innovationsmanagement? Beides.

Im Unternehmenskontext kann man zwei Arten des Managements von Ideen unterscheiden – das Ideenmanagement und das Innovationsmanagement. Manchmal werden die beiden Begriffe auch synonym verwendet, obwohl sie trotz einiger Ähnlichkeiten durchaus verschieden sind. Beim Ideenmanagement ist die Art und inhaltliche Richtung der Vorschläge völlig offen. Es handelt sich meist um Konzepte für interne Ablauf- oder Produktverbesserungen, die bereits gut ausgearbeitet sind und sofort umgesetzt werden können. Das Innovationsmanagement hingegen beschreibt alle Maßnahmen, die darauf zielen die Innovationskraft eines Unternehmens zu steigern. Dazu gehört auch die Entwicklung neuer Produkte, Dienstleistungen oder Geschäftsmodelle. Hier sind die Ideen noch keine fertigen Lösungen, sondern müssen noch schrittweise verfeinert und ausgearbeitet werden.

Ideenmanagement und Innovationsmanagement gehen Hand in Hand

Diese definitorische Trennung spielt für die Mitarbeiter aber keine große Rolle. In der Phase der Ideenfindung steht nämlich der kreative Prozess im Mittelpunkt und nicht die Frage, ob es sich um eine Verbesserung oder eine Innovation handelt. Für die Mitarbeiter gibt es hier keine klare Trennung und das macht auch Sinn, denn die Übergänge sind tatsächlich fließend. Das moderne Ideenmanagement und das Innovationsmanagement ergänzen und bedingen sich gegenseitig. Daher gibt es im Idealfall eine zentrale Anlaufstelle für alle Vorschläge, an die sich die verschiedenen Initiativen anschließen. Der Mitarbeiter gibt seine Idee also in das System und diese wird dann je nach Art, Inhalt und Reifegrad softwaregestützt in die Richtung der entsprechenden Maßnahme gesteuert. So lassen sich Effizienzverluste intelligent vermeiden, verlangen dafür aber einen ganzheitlichen Ansatz mit den entsprechenden Tools, die das Ideenmanagement und Innovationsmanagement auf einer Plattform zusammenbringen.

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Best Practice: Wie unsere Kunden erfolgreich sind

Ein großes Ziel im Ideenmanagement ist die Steigerung von Quantität und Qualität der Idee, um eine konstante Verbesserung des Unternehmens zu ermöglichen. Doch wo ist der größte Hebel, um ein bestehendes Ideenmanagement noch effektiver zu machen? In unserer Erfahrung ist das wichtigste, es den Mitarbeitern so leicht wie möglich zu machen, sich einzubringen. Aus diesem Grund hat liegt der innosabi Software ein fundiertes Usability Konzept zugrunde. Dieses ermöglicht eine hohe Transparenz für die Mitarbeiter sowie eine schnelle, vereinfachte Bearbeitung von eingereichten Vorschlägen durch die Gutachter.

Das zeigt auch unser Best Practice für ein digitales und smartes Ideenmanagement: Der Flughafen München konnte mit einem digitalen Ideen-Tool die Beteiligung und die Motivation der Mitarbeiter erhöhen. Durch die Möglichkeit zur Kollaboration und Diskussion auf der Plattform konnte zusätzlich die Qualität der Ideen gesteigert werden.

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Die richtige Software für digitales Ideenmanagement

Die Anforderungen an ein smartes und digitales Ideenmanagement sind so umfangreich wie anspruchsvoll. Natürlich soll es vor allem schneller und effizienter sein als das alte System. Ebenso erwartet man eine Steigerung an Quantität und Qualität der eingereichten Ideen. Doch nicht alle Software Lösungen sind geeignet, Prozesse so transparent und intuitiv zu gestalten, dass die Mitarbeiter dauerhaft motiviert werden sich mit ihren Vorschlägen einzubringen. Das zielgerichtete Fördern von Ideen für bestimmte Unternehmensziele durch Kampagnen und mehr Kollaboration, lässt sich erst mit der richtigen Technologie umsetzen. Deshalb sollten bei der Wahl der Software unbedingt folgende Kriterien beachtet werden.

| Kollaborationsmöglichkeiten in Ideengenerierung und Bewertung
| Transparentes Tracking der Ideen entlang des Prozesses und in der Umsetzung
| Kampagnen mit mehreren Phasen zur zielgerichteten Ideengenerierung
| Individualisierbare Bewertungsprozesse und Kriterien für verschiedene Themenbereiche
| Semantische Analyse der Ideen und Abgleich mit ähnlichen Inhalten in der Datenbank
| Gamification-Elemente für mehr Mitarbeitermotivation

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Wo und wie sollte man am besten anfangen?

Mit den vielen neuen Ansätzen und Möglichkeiten im Ideenmanagement steht man letztendlich vor der großen Frage: Wo und wie fängt man am besten an? Die Antwort darauf hängt sehr stark von den Rahmenbedingungen, Zielen und bisherigen Erfahrungen jedes Unternehmens ab. Eine kurze Bestandsaufnahme der individuellen Faktoren kann dabei helfen, die optimale Strategie zu identifizieren.

| Wo gibt es Verbesserungspotential: Anzahl der Ideen, Qualität der Ideen oder deren Umsetzung?
| Aus welchen Unternehmensbereichen kommen bisher Ideen?
| Welche Unternehmensbereiche sind bisher noch kaum involviert?
| Gibt es bisher Möglichkeiten für Mitarbeiterideen neben dem Gutachterprozess?
| Können Bewertungsprozesse und Kriterien flexibel angepasst werden?

Die Antworten auf diese Fragen geben Hinweise darauf, welche Methoden und Cases für ein digitales und smartes Ideenmanagement das größte Potenzial für Ihr Unternehmen haben. Unsere Experten helfen Ihnen gerne dabei und zeigen Ihnen, wie Sie unsere Software für Ihre Ziele nutzen können.

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