Innovation mit Mitarbeitern

• Innovation entsteht dann, wenn Bedürfnisse erkannt und Lösungen dazu gefunden werden. Die eigenen Mitarbeiter verfügen über das Wissen über Technik, Markt und Unternehmenskapazitäten, um diese Lösungen zu finden.
• Das relevante Wissen für Innovation ist nicht gebunden an die dafür verantwortliche Position im Unternehmen. Alle Abteilungen und Hierarchieebenen können mit der jeweiligen Fachkompetenz Impulse und Lösungen beisteuern.
• Kollaboration über Abteilungsgrenzen und Hierarchien hinweg ist der beste Weg, um schneller Ideen zu generieren, Lösungen zu finden und Konzepte umzusetzen.
• Die einfachste Variante für kollaboratives Innovationsmanagement mit Mitarbeitern ist eine Innovationskampagne, bei der Mitarbeiter Ideen und Lösungen zu einer konkreten Fragestellung einreichen, diskutieren und evaluieren können.
• Innovation Funding erweitert die klassische Innovationskampagne um virtuelles Crowdfunding. Ideen stehen im Wettbewerb um Ressourcen und werden bei Erreichen der Funding-Ziele damit ausgestattet und vom Ideengeber umgesetzt.
• Solution Scouting ermöglicht es Mitarbeitern nicht nur Ideen einzubringen, sondern Fragestellungen oder Kampagnen selbst zu initiieren und Menschen mit dem richtigen Wissen im Unternehmen zu finden.
• Unabhängig davon, welche Methode in der Praxis umgesetzt wird, ist die Unternehmenskultur erfolgsentscheidend.

Das Bild vom genialen Erfinder, der alleine hinter verschlossenen Türen den nächsten großen Durchbruch für das Unternehmen entwickelt, ist schon seit längerem veraltet. Als Antwort darauf sind viele Methoden und Empfehlungen entstanden, wie in Innovationsmanagement und Produktentwicklung als Teams mit verteiltem Wissen gearbeitet werden kann. Doch auch hierbei stoßen wir zunehmend an Grenzen. Zum einen, weil Geschwindigkeit ein immer wichtiger Erfolgsfaktor wird. Dies steht oftmals im Konflikt mit den starren, kleinteiligen Prozessschritten in der klassischen Produktentwicklung. Zum anderen macht es die wachsende Komplexität von Produkten, Services und Prozessen zunehmend schwieriger, alle relevanten Kompetenzen in einer einzelnen Person oder einem dedizierten Team zu vereinen.

 

Das heißt natürlich nicht, dass alle bisherigen Methoden und Ansätze an Bedeutung verlieren. Organisationseinheiten, die sich explizit mit Innovation oder neuen Technologien befassen, werden auch weiterhin eine zentrale Rolle spielen. Vielmehr geht es darum, wie sich diese Bereiche innerhalb des Unternehmens vernetzen und wie sie sich für Wissen und Ideen öffnen. Denn gerade, wenn es um hochspezialisiertes Know-how oder Kunden Insights geht, finden sich die Experten in der Regel dort, wo täglich mit den Technologien gearbeitet oder mit den Kunden gesprochen wird, zum Beispiel in den eigenen Produktionslinien oder im Kundenservice. Obwohl sie über dieses wertvolle Wissen verfügen, haben diese Mitarbeiter in der Regel keinen direkten Einfluss auf die Entwicklung neuer Produkte und Angebote.

 

Bleibt dieses Wissen ungenutzt, besteht die große Gefahr, dass gute Ideen übersehen werden oder innerhalb der abgeschotteten Innovationsteams auf Kosten von Effizienz selbst nach neuen Lösungen gesucht wird, die an anderer Stelle bereits vorhanden sind. Im Umkehrschluss bedeutet das auch, dass die Mitarbeiter aus der gesamten Organisation Verantwortung für Innovation und die zukünftige Entwicklung des Unternehmens übernehmen sollten. Um ein solches Verständnis umfassend zu verankern, benötigen Sie nicht nur die passenden Kanäle, über die sich die Mitarbeiter einbringen können, sondern auch eine Unternehmenskultur, die dies tatsächlich fördert.

Gerade in großen Unternehmen ist das Problem weniger ein Mangel an guten Ideen und Konzepten, sondern eine Frage der Geschwindigkeit. Innovative Ansätze bringen nur wenig Mehrwert, wenn ein Wettbewerber mit einem ähnlichen Angebot schneller auf den Markt tritt. Betrachtet man den Weg von der ersten Idee bis zum fertigen Produkt, so erkennt man vier wichtige Aspekte, die darüber entscheiden, wie schnell man zu marktreifen, innovativen Ergebnissen kommt.

Kollaboration in Innovationsprojekten über Abteilungen und Hierarchien hinweg, setzt an allen vier Punkten an. Indem an den richtigen Stellen die richtigen Menschen mit dem richtigen Wissen im Unternehmen eingebunden werden, kann das gesamte Unternehmen beschleunigt werden.

 

So ist auch das Ideenmanagement muss längst kein geschlossenes System mehr sein, dessen Prozesse sich allein auf die Interaktion zwischen Ideengeber und Gutachter beschränken. Die Welt um uns herum wird immer vernetzter und digitale Kommunikationstechnologien machen die kollaborative Zusammenarbeit vieler Individuen an einem gemeinsamen Projekt zunehmend einfacher. Also warum diese Vorteile nicht im Ideenmanagement nutzen? Die Kollaboration innerhalb der Community auf der Plattform macht es möglich, die Vorschläge zu diskutieren und im Prozess weiterzuentwickeln, bevor sie von einem Gutachter bewertet werden. Wo es früher vordefinierte Kriterien für das Weiterkommen von Vorschlägen gab, fungiert heute die Community als eine Art Filter, um frühzeitig gute und schlechte Ideen voneinander zu trennen. Dadurch haben die guten Ideen mehr Zeit und Raum ihr Potenzial zu entfalten und profitieren darüber hinaus von der Expertise anderer Mitarbeiter, die nun in großer Zahl eingebunden werden können.

Ob das Ideenmanagement erfolgreich ist oder nicht, bemisst man hauptsächlich an der Anzahl der eingereichten Vorschläge und den finanziellen oder materiellen Gewinnen bereits umgesetzter Ideen. In der Regel weisen die meisten Initiativen eine positive Bilanz auf und verschaffen dem Ideenmanagement in den Unternehmen so seine Daseinsberechtigung. Dennoch gibt es einige Herausforderungen, die dem klassischen Ideenmanagement schnell zum Verhängnis werden können. Im Zentrum steht dabei immer die Motivation der Mitarbeiter. Setzt man als Unternehmen die falschen Anreize, verlieren die Mitarbeiter das Interesse sich einzubringen – besonders dann, wenn die Wertschätzung und die Prämien nicht den Erwartungen entsprechen. Andererseits führen überladene Bonussysteme dazu, dass mit der Zeit unter Umständen jede Selbstverständlichkeit als Idee ausgegeben wird. Das endet oft in einem Ideenstau, da die Gutachter nicht mehr mit der Bearbeitung und Bewertung der vielen, kleinen Ideen hinterherkommen. Dadurch kommt es zu langen Wartezeiten und Unklarheiten, was wiederum die Motivation mindert überhaupt einen Vorschlag einzureichen.

Ein smartes und digitales Ideenmanagement zeichnet sich deshalb durch Prozesse und Funktionen aus, die diesen Entwicklungen entgegenwirken. Um die Qualität der Vorschläge zu steigern, wird vor allem der Austausch innerhalb und zwischen den Abteilungen angeregt. So können alle Mitarbeiter die Kollaborationsangebote auf der Plattform nutzen, um zu diskutieren, Wissen zu vernetzen oder Teams zu bilden, die dann gemeinsam eine Idee einreichen. Experten und Coaches für spezialisierte Fachbereiche können die Mitarbeiter dabei mit ihrer Expertise unterstützen oder durch Kampagnen sogar konkrete Anleitung geben, wie die Lösungsvorschläge aussehen sollen. Großen Einfluss hat auch die Software an sich. Intelligente Features ermöglichen beispielsweise einen automatisierten Abgleich mit bereits bestehenden Ideen in der Datenbank. Dadurch ist die Plattform kein reiner Einreichungskanal, sondern ermöglicht auch Mitarbeitern ohne eigene Ideen sich in existierende Projekte einzubringen oder sich einen Überblick über die aktuellen Innovationsinitiativen des Unternehmens zu verschaffen. Noch wichtiger ist jedoch die Benutzerfreundlichkeit. Umso geringer die Hürden der Teilnahme sind und umso transparenter der aktuelle Status der Ideen ist, desto mehr Gefallen werden die Mitarbeiter finden, selbst Verantwortung für ihre Ideen zu übernehmen und sie zur Umsetzung zu treiben.

Eine Kampagne oder Challenge auszurufen, bei der Mitarbeiter Ideen zu einer bestimmten Frage oder einem ausgewählten Technologiebereich einreichen können, ist heute weit verbreitet. Statt nur darauf zu hoffen, dass Mitarbeiter im Unternehmen gute Ideen haben und diese dann auch an die richtigen Stellen weitergetragen werden, wird bei Innovation Challenge proaktiv und innerhalb eines klar definierten Zeitraums danach gesucht. Im Kern sind diese Innovation Challenges vergleichsweise einfach aufgebaut:

Innerhalb dieser allgemeinen Schritte findet sich viel Platz für Kollaborationsmöglichkeiten. So können zum Beispiel offene Diskussionen schon während der Einreichung dazu beitragen, die Ideen auszuarbeiten und zu priorisieren. Das Gleiche gilt auch für die Evaluation der Vorschläge. Warum sollte nur eine Jury aus ausgewählten Personen qualifiziertes Feedback geben können? Und auch bei und nach der Umsetzung sollten alle Mitarbeiter die Möglichkeit haben, auf dem Laufenden zu bleiben oder weitere Verbesserungsvorschläge einbringen zu können. Um solche umfassenden Innovation Challenges wirklich strukturiert und zielführend zu implementieren, sind die richtigen digitalen Tools und Methoden erfolgsentscheidend.

Im Unternehmenskontext kann man zwei Arten des Managements von Ideen unterscheiden – das Ideenmanagement und das Innovationsmanagement. Manchmal werden die beiden Begriffe auch synonym verwendet, obwohl sie trotz einiger Ähnlichkeiten durchaus verschieden sind. Beim Ideenmanagement ist die Art und inhaltliche Richtung der Vorschläge völlig offen. Es handelt sich meist um Konzepte für interne Ablauf- oder Produktverbesserungen, die bereits gut ausgearbeitet sind und sofort umgesetzt werden können. Das Innovationsmanagement hingegen beschreibt alle Maßnahmen, die darauf zielen die Innovationskraft eines Unternehmens zu steigern. Dazu gehört auch die Entwicklung neuer Produkte, Dienstleistungen oder Geschäftsmodelle. Hier sind die Ideen noch keine fertigen Lösungen, sondern müssen noch schrittweise verfeinert und ausgearbeitet werden.

 

Diese definitorische Trennung spielt für die Mitarbeiter aber keine große Rolle. In der Phase der Ideenfindung steht nämlich der kreative Prozess im Mittelpunkt und nicht die Frage, ob es sich um eine Verbesserung oder eine Innovation handelt. Für die Mitarbeiter gibt es hier keine klare Trennung und das macht auch Sinn, denn die Übergänge sind tatsächlich fließend. Das moderne Ideenmanagement und das Innovationsmanagement ergänzen und bedingen sich gegenseitig. Daher gibt es im Idealfall eine zentrale Anlaufstelle für alle Vorschläge, an die sich die verschiedenen Initiativen anschließen. Der Mitarbeiter gibt seine Idee also in das System und diese wird dann je nach Art, Inhalt und Reifegrad softwaregestützt in die Richtung der entsprechenden Maßnahme gesteuert. So lassen sich Effizienzverluste intelligent vermeiden, verlangen dafür aber einen ganzheitlichen Ansatz mit den entsprechenden Tools, die das Ideenmanagement und Innovationsmanagement auf einer Plattform zusammenbringen.

Wenn es darum geht, gute Ideen schnell zur Umsetzung zu treiben, gibt es wenige Ansätze, die effizienter sind als Crowdfunding. Was Privatpersonen oder kleine Startup Teams seit mehreren Jahren erfolgreich auf Plattformen wie Kickstarter oder Indiegogo machen, lässt sich in ähnlicher Form auch im Unternehmen mit den eigenen Mitarbeitern umsetzen. Wir sprechen beim Crowdfunding mit Mitarbeitern von Innovation Funding. So werden innovative Ideen und Projektvorhaben der Mitarbeiter nicht nur vorgeschlagen und diskutiert, sondern auch mit virtuellen Budgets unterstützt. Ideen, die ihre Funding-Ziele erreichen, werden mit tatsächlichen Ressourcen ausgestattet und von den Teams realisiert. Ideengenerierung, Priorisierung und Umsetzung greifen so noch stärker ineinander. Der starke Fokus auf die Realisierung der Projekte macht Innovation Funding zur perfekten digitalen Erweiterung von bestehenden Accelerator oder Entrepreneurship Programmen.

„Wenn wir nur wüssten, was wir alles wissen.“ Dieses oder ähnliche Sprichwörter gibt es in fast allen Unternehmen. Was auf den ersten Blick scherzhaft gemeint ist, verdeutlicht jedoch eines der präsentesten Probleme in großen Unternehmen. In vielen Fällen mangelt es an Kanälen und Strukturen, die das Expertenwissen einzelner Mitarbeiter für Herausforderungen oder Aufgaben außerhalb des direkten Tätigkeitsbereichs nutzbar machen. Gerade wenn Mitarbeiter zeitaufwändig neue Lösungen entwickeln, die es in ähnlicher Form schon an einer anderen Stelle im Unternehmen gibt, wird viel Effizienz und Geschwindigkeit verspielt. Die Lösung: das gesammelte Wissen im Unternehmen vernetzen. Mit Solution Scouting haben Mitarbeiter, die spezifisches Fachwissen oder Lösungen suchen, die Möglichkeit, eigene Innovation Challenges zu initiieren und gezielt die Personen mit den relevanten Kompetenzen anzusprechen. Doch Solution Scouting hilft nicht nur bei der Suche nach Wissen und Lösungen im Unternehmen. Mit den richtigen Tools laufen die Ergebnisse der einzelnen Fragestellungen an einem zentralen Punkt zusammen und werden dort aufbereitet. Diese Datenbank für Lösungen ist für zukünftige Herausforderungen durchsuchbar und kann durch intelligente Analysemöglichkeiten aktiv relevante Informationen an die richtigen Personen leiten.

Die Ideen und Innovationen der Mitarbeiter nicht nur zu fördern, sondern auch sichtbar zu machen, ist zentral für eine organisationsübergreifende Innovationskultur. Ein effektiver Weg die Bedeutung von Innovation stärker in den Köpfen der Mitarbeiter zu verankern, ist einen Innovation Award zu etablieren. Ein Award bietet den Mitarbeitern die Möglichkeit, ihre Ideen zu präsentieren und unterstreicht gleichzeitig die Wichtigkeit der Mitarbeiter im Innovationsprozess.

Dabei gibt es verschiedene Evaluationsmöglichkeiten, die besten Ideen auszuwählen, sei es ein Expertengremium, eine Managemententscheidung, ein Crowd Voting durch die Mitarbeiter oder eine Kombination aus den genannten. Durch einen zu Beginn des Prozesses stattfindenden Quality Check kann die Bewertung zeit- und kostenschonend stattfinden. Die Wettbewerbsbedingungen – eine typische Charakteristik eines Awards – haben zusätzlich positive Effekte auf Quantität und Qualität der Vorschläge. Der mitunter größte Vorteil des Innovation Awards liegt aber in der Motivationssteigerung, die entsteht, wenn Mitarbeiter öffentliche Anerkennung für die eigene Leistung erfahren und die Chance bekommen, sich an der Entwicklung des Unternehmens zu beteiligen. Dabei muss die Beteiligung nicht ausschließlich über Ideengenerierung stattfinden, sondern den Mitarbeitern kann in Form von Votings die Möglichkeit gegeben werden, sich und ihr Wissen in die Bewertung der Ideen einzubringen. Grundsätzlich gilt: Mitarbeiter können nur dauerhaft mobilisiert werden, sich Gedanken zu Innovation zu machen, wenn die Prozesse der Ideengenerierung und -bewertung transparent, nachvollziehbar und auf Teilhabe basierend gestaltet sind.

Die beschriebenen Ausprägungen von kollaborativer Innovation mit Mitarbeitern setzen nicht an einer einzelnen Stelle im Unternehmen an. Es sind Methoden, die das gesamte Unternehmen oder große Teile davon voranbringen sollen. Entsprechend gibt es auch sehr viele Schnittpunkte mit verschiedenen Unternehmensbereichen und existierenden Initiativen. Damit Innovation mit Mitarbeitern in dieser Größenordnung umgesetzt werden kann, ist die richtige Unternehmenskultur erfolgsentscheidend. Kollaboration, offener Austausch von Informationen und Mitverantwortung für die Zukunft des Unternehmens sollten fest im Denken und Handeln der Mitarbeiter verankert sein. Das bedeutet natürlich nicht, dass man zunächst einen vollständigen Kulturwandel meistern muss. Der Wandel geht Hand in Hand mit dem Einsatz neuer Methoden.

 

Der beste Weg, die Mitarbeiter für diese neuen Methoden und Herangehensweisen zu gewinnen, ist sie nutzbar und die Vorteile erlebbar zu machen. In diesem Sinne sind die Methoden und die passenden Tools auch ein wertvolles Vehikel, um einen umfassenden Kulturwandel zu unterstützen. Sie bauen Silodenken ab und binden isolierte Unternehmensbereiche wieder stärker an die Organisation. Damit das funktionieren kann, sollten neue Methoden und Initiativen für Innovation mit Mitarbeitern auch entsprechend langfristig geplant und als organisationsweite Maßnahme strategisch verankert werden.

Ein großes Ziel im Ideenmanagement ist die Steigerung von Quantität und Qualität der Idee, um eine konstante Verbesserung des Unternehmens zu ermöglichen. Doch wo ist der größte Hebel, um ein bestehendes Ideenmanagement noch effektiver zu machen? In unserer Erfahrung ist das wichtigste, es den Mitarbeitern so leicht wie möglich zu machen, sich einzubringen. Aus diesem Grund hat liegt der innosabi Software ein fundiertes Usability Konzept zugrunde. Dieses ermöglicht eine hohe Transparenz für die Mitarbeiter sowie eine schnelle, vereinfachte Bearbeitung von eingereichten Vorschlägen durch die Gutachter.

Das zeigt auch unser Best Practice für ein digitales und smartes Ideenmanagement: Der Flughafen München konnte mit einem digitalen Ideen-Tool die Beteiligung und die Motivation der Mitarbeiter erhöhen. Durch die Möglichkeit zur Kollaboration und Diskussion auf der Plattform konnte zusätzlich die Qualität der Ideen gesteigert werden.

Eine Verbindung aus verschiedenen Ansätzen im Innovationsmanagement kann zusammen mit einer entsprechenden Unternehmenskultur erfolgsentscheidend sein. Die Mitarbeiter in den gesamten Prozess von der Ideengenerierung über die Entscheidung bis zur fertigen Umsetzung zu integrieren sowie diese Schritte für alle transparent zu machen, hat sich als sehr gute Methode bewährt. Das zeigen auch unsere Best Practices zu Innovation mit Mitarbeitern: So nutzen Unternehmen wie Siemens und Daimler die innosabi Software nicht nur zur Ideengenerierung, sondern mit Innovation Funding auch zur kollaborativen Priorisierung von Ideen. Bayer gibt den Mitarbeitern mit Solution Scouting die Möglichkeit, ihr Wissen global mit Kollegen zu vernetzen und profitiert so von Synergieeffekten. Die durch digitale Tools ermöglichte Transparenz im Innovationsprozess sorgt dabei für übergreifende Innovationskultur im ganzen Unternehmen.

Kollaboration und neue Methoden im Ideen- und Innovationsmanagement mit einer großen Zahl von Mitarbeitern werden erst mit der richtigen Technologie umsetzbar. Inzwischen gibt es eine Vielzahl verschiedener Software Lösungen für den Einsatz im Innovationsmanagement. Doch nicht alle sind dafür geeignet, alle Mitarbeiter in zielführende Kollaborationsprojekte und Initiativen einzubinden. Damit Quantität, Qualität und Umsetzungsgeschwindigkeit der innovativen Mitarbeiterideen gesteigert werden können, sollte bei der Auswahl unbedingt auf folgende Kriterien geachtet werden.

Mit den vielen Variationsmöglichkeiten und Methoden für Innovation mit Mitarbeitern steht man letztendlich vor der großen Frage: Wo und wie fängt man am besten an? Die Antwort darauf hängt sehr stark von den Rahmenbedingungen, Zielen und bisherigen Erfahrungen jedes Unternehmens ab. Eine kurze Bestandsaufnahme der individuellen Faktoren kann dabei helfen, die optimale Strategie zu identifizieren: Wo gibt es Verbesserungspotential: Anzahl der Ideen, Qualität der Ideen oder deren Umsetzung? Aus welchen Unternehmensbereichen kommen bisher innovative Ideen und Impulse? Sind die Personen oder Teams, die Ideen vorschlagen, in deren Umsetzung involviert? Welche Unternehmensbereiche sind bisher noch kaum involviert?